Kontrollbalansräkning – varför är det så viktigt?
I dessa tider när mycket ställs på sin spets och allt fokus för många företagare främst, av förklarliga skäl, ligger på att säkerställa intäkterna och kassaflödet är det många viktiga frågor som av förklarliga skäl lätt glöms bort
Jag vet att det sista som överger företagaren är hoppet och
det är en fantastisk egenskap i dessa tider. Vi har redan sett många kunder som
snabbt har ställt om och kreativiteten i samhället och bland företagen ökar
vilket är fantastiskt att se.
I allt jobb med att säkerställa de livsviktiga intäkterna
och kassaflödet, i samtalen med kunder, banker, leverantörer och orolig
personal är det så lätt att glömma bort sig själv. Hur mår jag, vem kan jag
bolla mina frågor med? Jag hoppas att ni alla har något som ni kan prata med,
oavsett om det är er bankkontakt, redovisningskonsult, revisor eller andra
företagare. Tillsammans skapas kreativitet.
Har du koll på din löpande bokföring?
Det är helt förståeligt att det första som ni företagare
tänker på inte är företagets löpande bokföring och månadsrapporterna även om ni
vet att de är viktiga men jag vill passa på att slå ett slag för vikten av att
alltid ha kontroll på bolagets löpande redovisning, framförallt i dessa tider.
En kontrollbalansräkning (KBR) är ett instrument för att
skydda styrelsen mot personligt betalningsansvar och regelverket kring detta
regleras i Aktiebolagslagens (ABL) 25 kapitel. Enligt § 13 ”ska styrelsen i ett aktiebolag
genast upprätta och låta bolagets revisor (om sådan finns) granska en
kontrollbalansräkning…. när det finns skäl att anta att bolagets egna kapital….
Understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet”. Görs inte
detta kan man alltså bli personligt betalningsansvarig för bolagets förpliktelser,
något som alla självklart vill undvika.
Hur vet jag då som företagare om bolagets egna kapital
understiger halva aktiekapitalet? Det enkla svaret är genom att ta del av den
senaste månadsrapporten.
På grund av detta är det så oerhört viktigt att ni hela
tiden säkerställer att den löpande redovisningen är korrekt. Har man i den
senast rapporten verkligen bokfört pågående arbeten, befarade kundförluster,
förluster på lager, nedskrivningar på finansiella anläggningstillgångar
inklusive värdet på aktier i dotterföretag som kanske går dåligt? Oftast är
svaret nej på den frågan vilket alltså ökar din risk som företagare. Nu, om
någon gång, är det oerhört viktigt att vara mycket kritisk till de värden som
ni har i era balansräkningar på tillgångssidan och inte blunda. Blundar man och
det värsta sedan sker, dvs. en konkurs inträffar, så kan en konkursförvaltare
konstatera att nedskrivning borde ha skett och då var kanske aktiekapitalet
till mer än hälften förbrukat. Då finns det risk att konkursförvaltaren kommer
att kräva styrelsen på ersättning.
Upprätta kontrollbalansräkning så snart du har minsta misstanke
Har du minsta misstanke om att aktiekapitalet till mer än
hälften är förbrukat är det en billig försäkring att upprätta en
kontrollbalansräkning och i förekommande fall låta din revisor granska den. Det
är viktigt att komma ihåg att bolaget tillgångar och får värderas enligt lite
andra regler när man upprättar en kontrollbalansräkning vilket i många fall gör
att kontrollbalansräkningen visar att aktiekapitalet faktiskt inte
är förbrukat. Då kan man på ett skriftligt protokollfört styrelsemöte
fastställa detta förhållande. Vill man vara extra säker kallar man till extra
bolagsstämma för att fastställa förhållandet.
Visar det sig att aktiekapitalet, trots de speciella
justeringarna ovan, är förbrukat skall man kalla till en extra bolagsstämma och
på den skall ägarna besluta om man skall fortsätta med verksamheten eller om
man skall lägga ner den genom likvidation. Beslutar stämman att man skall köra
vidare har man åtta (8) månader på sig att återställa kapitalet innan man måste
ha kontrollstämma två. Om man inte har återställt kapitalet senast vid
kontrollstämma två så måste ägarna besluta om likvidation av bolaget. Annars
riskerar man åter igen personligt betalningsansvar.
Det gäller att hålla tungan rätt i munnen i dessa tider och
det gäller framförallt att vara väldigt ärlig mot sig själv i den löpande
redovisningen för att det inte skall slå tillbaka på er själva. Misstänker ni
en stor kundförlust eller förluster på annat sätt så se till att bokföra den
och upprätta en kontrollbalansräkning så klarar ni er!
Kämpa på därute och säkerställ att ni har löpande kontakt
med alla duktiga människor runt er. Ni företagare är fantastiska och idag är
det en dag mindre till Coronavirusets tid är förbi!
Jonas Mårtensson
Auktoriserad revisor och partner på BDO Uppsala